일이나 취미 등 다양한 디지털 정보를 취급하는 사람은 어떤 앱으로 어떤 프로젝트를 관리하고 어떤 폴더에 자료를 어디에 사용할 것인지 또 지금은 어느 정도 진행 정도로 뭘 목표로 하고 있는지 정리하느라 고생한 경험이 있을 것이다. 이런 디지털 프로젝트를 정리하기 위해 기술을 이용해 노동 생산성을 높이는 걸 목표로 하는 게 포르테랩(ForteLabs)이 제창한 PARA기법(The PARA Method)이다.
포르테랩 창시자이자 생산성 전문가인 티아고 포르테(Tiago Forte)는 인간 중심 일의 미래를 내세워 기술로 지적 노동자 생산성을 높이거나 아이디어 관리 스킬을 취득하기 위한 강좌를 전달하고 있다. 이런 포르테가 작업을 지원, 강화하고 정보를 어디에 두는지 그리고 필요할 때 어디에서 이를 찾을까 정확하게 알려주는 완벽한 조직 시스템 요건으로 드는 게 보편 정보, 철저한 정보, 유연성, 간단하고 번거로움, 재정리 필요 없음, 실용성, 모든 앱에 적용 가능, 결과 지향, 필요에 따라 세부 사항을 선택할 수 있는 모듈식, 새로운 것에 도입하는 게 아니라 실행 중인 작업에 부담 없이 이용할 수 있다는 8가지다.
이들 8가지 요건을 모두 채우는 디지털 정보를 정리하기 위한 시스템으로 포르테가 개발한 게 PARA기법. PARA(Projects, Areas, Resources, Archives)는 일이나 생활로 직면할 가능성이 있는 모든 종류 정보를 망라한 최상위 카테고리다.
PARA 중 프로젝트(Projects)는 기한된 목표에 연결된 일련의 작업을 의미한다. 업무 내용은 제한되지 않으며 대규모 프로젝트에서 블로그 작성, 회의 참여 등도 포함된다.
영역(Areas)이란 책임이 있는 영역을 말한다. 장기간에 걸쳐 유지되어야 할 기준을 갖춘 활동 영역이라는 것. 예를 들어 제품 개발 관련 분야나 개인 건강과 재정 관리, 친구 관계 등을 들 수 있다.
자원(Resources)은 계속적으로 관심이 있는 주제나 테마를 말한다. 습관이 된 일상 행동이나 취미, 일상 루틴으로 실시하는 체크나 관리 업무다.
아카이브(Archives)는 다른 3가지 카테고리에 포함되지 않는 기타다. 기한이 끝났거나 완료된 프로젝트, 유지하는 노력이 필요 없어진 영역, 흥미가 사라진 자원 등이 해당된다.
이들 PARA 요소를 어떻게 취급해야 할까. 우리는 평소 책임질 수 있는 영역 작업을 끝내기 위해 매일을 보낸다. 이는 일과 일상에서 마찬가지이며 건강 유지를 위해 식사를 하는 것도 포함된다. 이런 책임이 있는 영역 중에선 각 태스크가 자연스럽게 그룹화되며 어떤 그룹에 취할지 선택해갈 수 있다.
예를 들어 책임 영역 중 제품 개발(Product Development) 그룹 프로젝트인 제품 X 출시에는 좀더 세밀한 작업으로 블로그를 게시하기 위한 초안 제작이 있다. 이는 다른 재무보고, 채용이나 인력 배치, 비즈니스 전략이라는 자신이 담당해야 하는 그룹 중 하나일 뿐이다. 이처럼 자신이 하고 있는 태스크가 어떤 영역에 속하는지 전체상이 어떤 느낌으로 현재는 어디에 위치하고 있는지 파악하는 게 중요하다는 설명이다.
또 포르테는 프로젝트와 책임이 있는 영역을 혼동해버리는 사람이 많다며 이는 개인 생산성에 뿌리 깊은 문제를 주고 있다고 지적하고 있다. 프로젝트에는 달성해야 할 목표가 있으며 기한이나 날짜, 시간 설정이 있는 게 중요하며 대조적으로 책임이 있는 영역에 있는 건 목표가 아니라 유지해야 할 기준이며 무기한으로 계속하기 위해 항상 일정 수준 주의가 필요하다는 것. 책임 있는 영역과 개별 프로젝트를 분할하지 않으면 개인 작업 부담이 얼마나 개선되어야 하는지 구체적으로 보이지 않거나 개별 프로젝트가 달성해 나가는 보람을 느끼지 않고 항상 계속하는 책임 영역에 고민해 버리거나 개별 진행도가 보이기 어려워지는 등 문제가 발생한다.
명확한 프로젝트 목록을 만들려면 프로젝트 목록과 목표 목록을 정렬하고 해당 프로젝트와 목표에 선을 긋는다. 여기에선 대응하는 상대가 존재하지 않는 프로젝트 목표가 자주 발생한다. 대응하는 목표가 없는 프로젝트는 단지 즐거움을 위해 하는 취미이며 대응하는 프로젝트가 없는 목표는 꿈으로 어떤 진보도 달성할 수 없다. 취미나 꿈에는 아무런 문제가 없지만 프로젝트나 목표와 혼동하는 건 문제이며 뭘 진행해야 하고 무엇이 중요한지를 명확히 하는 절차로 프로젝트와 책임 있는 영역 이미지가 중요해진다는 설명이다.
프로젝트 목록을 만들 때 여러 앱과 서비스를 오가며 작업할 때 프로그램간 마이그레이션이 원활하게 되도록 맞춤법, 구두점, 대소문자를 정확하게 동일하게 지정하거나 과도한 계층 구조로 복잡화되지 않도록 태스크나 자료를 추적하기 위한 계층은 4개 정도에 맞춘다. 실행 가능한 정보와 불가능한 정보를 구별하고 필요한 정보만 사용하고 다른 정보를 저장하는 게 중요하다고 말한다. 이를 실행하기 위해서도 태스크 전용을 파악해 분류하는 PARA 기법이 도움이 된다는 것이다.
포르테는 또 PARA 기법 조작 매뉴얼에 대해 PARA 특징이 동적 시스템에 있다며 4가지 범주 사이에서 끊임없이 진화하는 정보 흐름을 이끌어내는 게 중요하다고 강조한다. 예를 들어 프로젝트가 시작할 때에는 기한이 있는 프로젝트가 장기 지속적인 책임 영역으로 전환될 수 있고 또 프로젝트에서 실행, 검토된 모든 중간 작업은 앞으로 다른 프로젝트에 도움이 될 자원이 될 수 있다. 또 프로젝트 전체를 나중에 참조하기 위해 아카이빙해두듯 단일 사건이 다른 4개 카테고리로 가는 운용을 생각할 수 있다. 이는 책임 있는 영역, 리소스, 아카이브로부터 시작하는 경우도 마찬가지로 재편성을 필요에 따라서 실시해 나가는 게 중요하다.
마지막으로 포르테는 몇 가지 주의점을 꼽았다. 먼저 아직 구체적인 내용이 존재하지 않는 단계에서 프로젝트, 책임 영역, 리소스, 아카이브 빈 폴더를 작성하는 건 작업 공간을 어수선하게 하는 것으로 실제로 뭔가를 넣는 경우에만 드라이브 또는 작업 관리에 폴더를 만들어야 한다. 다만 예외로 스마트폰으로 많은 정보를 획득해 나가는 경우 PC와 달리 폴더를 만들어 가기 어렵기 때문에 미리 노트북이나 폴더를 만들어 여기에 캡처를 배치해가는 케이스는 유용하다.
또 왜 책임 있는 영역을 세밀하게 분할하는지에 대해선 단기 개인이나 일로 나누는 것만으론 뭐가 부족한지, 어디에 변경을 가해야 하는지 특정하기 어려워진다는 설명이다. 특정 분야에서 뭔가를 달성하고 향상시키는 걸 목표로 할 경우 자신의 책임 영역을 주로 22개로 나눠 더 객관적으로 각 영역을 평가해 여기에 있는 프로젝트를 작성하기 쉬워진다고 한다. 관련 내용은 이곳에서 확인할 수 있다.