깃랩(GitLab)은 전 세계 65개국 1,200명 넘는 전 직원이 모두 원격 작업을 하는 세계에서 가장 큰 리모트워크 도입 기업이다. 깃랩은 사내에서 원격 작업을 추진할 뿐 아니라 보급에도 노력을 기울여 리모트워크 도입을 위한 가이드라인을 공개하고 있다.
이에 따르면 리모트워크의 장점은 100% 원격 환경에서의 작업이 직원과 고용주 뿐 아니라 많은 혜택과 경쟁 우위를 제공한다는 것. 먼저 직원 입장에서의 장점으로는 취미와 가족 등 일상생활에 많은 시간을 할애할 수 있다. 통근 시간이 없어 교통비가 불필요하며 통근이 없기 때문에 직장을 오가면서 사고에 연루될 위험이 없다. 일에 중단이 발생하기 어렵고 휴가를 신청하지 않고 외출할 수 있다는 것. 장소에 기대지 않기 때문에 외출을 잡아도 문제가 없다. 또 동료로부터 전염병 등 질병이 옮지 않는다. 직장 내에서 인간관계나 파벌 싸움으로 고생할 필요가 없다. 자신에게 가장 적합한 작업 환경을 보유할 수 있으며 자신의 가장 생산성이 높은 시간에 따라 근무 시간을 선택할 수 있다. 전 세계에 있는 동료로 작업 시야를 넓혀 새로운 문화에 대해 배울 기회도 생길 수 있다.
고용주 입장에서의 장점은 전 세계 우수 인재를 고용할 수 있다는 점, 사무실 유지비용 절감 효과를 기대할 수 있다는 점, 사무실 확대 비용이 들지 않는다는 것, 인재 이동 비용이 들지 않는다는 것을 들 수 있다. 또 전 세계 직원이 비동기적으로 작업하기 때문에 하루종일 누군가는 근무하는 상태가 된다. 국지적 재해 영향을 받지 않고 다양한 인쟁에 의해 조직 다양성이 높아진다는 것도 장점이다.
물론 단점도 있다. 원격 작업에는 장점이 많지만 모든 이들에게 적합한 건 아니다. 조직 뿐 아니라 직원의 라이프스타일이나 일 취향에 따라 잠재적으로 불이익을 줄 수도 있다. 주요 단점을 보면 먼저 동료와 곧바로 연결되지 않아 자율 학습을 많이 필요로 하는 신입직원의 경우 어려울 수 있다. 오피스 작업에서 원격으로 바꾸면 곧바로 외로움을 느끼는 경우도 있다. 또 커뮤니케이션 능력이 저하될 가능성이 있고 리모트 워크 탓에 일과 삶을 나눌 수 없는 사람도 생긴다. 자신의 시간을 관리하고 자발적 규율을 지키고 정리할 수 있는 사람이 아니면 리모트워크를 도입하기 어렵다. 그 밖에 국가마다 통화와 세금이 다르기 때문에 임금과 경비 등에 문제가 발생할 수 있다.
코로나19 같은 전염병 등 전 세계 각지에서 발생하는 큰 문제에 직면하면 리모트워크 팀을 관리하는 리더를 위해 문제를 해결하기 위한 5가지 아이디어도 밝히고 있다. 첫째는 과제를 실시간으로 문서화하고 과제에 우선순위를 정화는 책임자를 임명한다. 다음은 모든 직원이 볼 수 있는 비상사태 피해를 줄이기 위한 설명서를 만든다. 셋째는 팀 구성원이 자유롭게 출입하고 정보를 공유할 수 있는 커뮤니케이션 도구를 구축한다. 다음은 커뮤니케이션 도구는 1개에 집중하고 로그를 취할 수 있도록 한다. 마지막은 무엇이 작동하고 무엇이 작동하지 않는지 신속하게 파악하고 모든 직원에게 통지한다는 것이다.
리모트워크를 도입할 때의 주의점은 뭘까. 새로운 리모트워크를 시작하는 직원이 조심해야 할 5가지를 정리해보면 먼저 어디서 일을 하거나 제자리를 정해두라는 것. 다음은 리모트워크로 집에 상주할 수 있다고 해서 노는 게 아니라는 걸 주위 사람들에게 이해시켜야 한다는 것. 당음은 직원간 커뮤니케이션과 보고, 연락, 상담을 게을리 하지 말하는 것이다. 네 번째는 일과 생활 시간을 제대로 분리하고 예정보다 너무 오래 과로하지 않게 주의하라는 것. 마지막은 팀 구성원 근무 시간과 작업 환경을 파악해야 한다는 것이다.
다음으로 리모트 워크를 실시할 때 정보 관리에 요구되는 요소는 4가지다. 먼저 작업에 대한 정보를 투명화해 보고, 연락, 상담 등 누구나 보이는 곳에서 이뤄지도록 한다. 이어 모두가 볼 수 있는 설명서를 작성해 언제든 원하는 정보를 얻을 수 있도록 한다. 다음은 회의 내용은 문서에 로그를 남기고 그림이 아니라 텍스트화해서 해석 차이를 없앤다는 것. 또 작업 시가닝 다른 팀 멤버끼리 상호 작용은 이메일 등 비동기 통신으로 상호 작용하게 하고 상대방에게 초과 근무를 강요하지 않는다.
깃랩처럼 65개국에 흩어져 있는 리모트워크 팀 구성원의 보수를 관리하는 건 복잡하다. 회사 측은 포괄적인 해결책은 없다고 설명한다. 깃랩은 직원에게 각국 통화별로 프리미엄을 지불한다. 일반 통화로 지불하지 않는 이유로 일반 통화로 임금을 지불하면 국가별 보상비용에 큰 차이가 생겨 더 저렴한 인력을 고용하는 경향이 생겨난다는 것. 그러면 깃랩이 원하는 인재를 확보할 수 없게 되고 모든 직원에게 최저 임금을 지불하기 시작하면 우수 인재를 보유할 수 없게 된다는 설명이다.
깃랩은 원격 교육의 장으로는 웹캐스트와 자료를 온라인으로 공유하는 것 같은 수단을 이용한다. 원격 학습 환경 제공의 장점은 3가지. 전원이 교실에 모이는 걸 기다릴 필요가 없기 때문에 원하는 시간에 배울 수 있다는 것. 다음은 온라인에서 자료를 공유해 학습 내용을 잊어도 원하는 시기에 바로 복습할 수 있다는 것. 마지막은 직원마다 원하는 시간대와 환경에서 학습할 수 있다는 것이다. 물론 단점이나 과제도 있다. 학생이 빠져 있어도 모른다는 것과 강사가 학생 의견을 받기 어렵고 질의응답의 장을 마련하기 어렵다는 점 등을 들 수 있다.
리모트워크 환경에선 직원간 커뮤니케이션도 중요하다. 리더는 솔선해 의사소통을 하고 팀 구성원이 업무와 관련이 없는 화제도 부담 없이 얘기할 수 있는 분위기를 조성하는 게 바람직하다. 서로의 얼굴이 보이지 않는 어려운 환경에서도 각자가 인간으로서 서로 알기 위해 시간을 마련하는 데 중점을 둘 필요가 있다. 깃랩은 실제로 커뮤니케이션 촉진을 위해 교류 이벤트를 진행한다. 참가자가 대화하고 테마를 자유롭게 제안할 수 있는 화상 전화나 참가자를 소그룹으로 나눠 10∼15분간 일과 관계 없는 주제에 대해 토론하는 것. 팀 전체를 한 장소에 모아 직접 만나 얘기를 나누는 것. 일주일에 4회 회사에 모여 토론을 하며 팀 멤버가 방문하면 1인당 최대 150달러 교통비를 제공한다. 팀 구성원은 CEO 소유 에어비앤비에 무료로 모일 수 있도록 하는 것도 포함되어 있다.
또 팀 규모가 확대되면 축적한 노하우와 규칙 등 설명서를 문서화할 필요성이 늘어난다. 설명서 작성을 우선하면 직원은 신뢰할 수 있는 단일 소스를 공유할 수 있다. 설명서 문서화를 하지 않은 조직에선 팀 구성원이 끝없이 같은 데이터를 조사하거나 재확인하는 악순환이 생길 수 있다.
다음은 회의. 리모트워크에서 회의는 어디까지나 선택 사항이며 절대 필요한 건 아니다. 또 정기적인 회의는 권장되지 않는다. 정기 회의는 팀 구성원에 시간적 구속을 강요하는 것이다. 많은 기업에서 회의는 합의를 얻는 장소로 기능하지만 깃랩은 결정권은 리더 격인 1명에게 주어져 리더는 구성원 의견에 귀를 기울이고 모두가 납득할 수 있는 결정을 내리도록 한다. 만일 화상 전화나 채팅으로 회의를 할 경우에는 반드시 전원 참가를 강요하지 않고 로그를 저장하고 그 자리에 없는 멤버도 정보를 공유할 수 있도록 한다.
리모트워크 환경에선 텍스트 기반 커뮤니케이션이 아무래도 많아진다. 회의나 대화 커뮤니케이션이 일반적이던 환경에서 온 사람에겐 불쾌하게 생각될 수도 있다. 텍스트 의사소통에서 주의할 점은 이렇다. 읽은 사람에 대한 배려를 갖고 써야 한다는 것. 상대방 뿐 아니라 불특정 다수가 읽을 수 있다는 걸 인식해야 한다. 또 인간관계에 중점을 둬 직접적 표현은 피해야 한다. 다른 사람의 감정을 민감하게 만들 수 있기 때문.
그 뿐 아니라 상대방이 의제에 대해 아무 것도 모른다고 가정하고 가능하면 짧은 문장으로 많은 정보를 전달할 수 있도록 해야 한다. 전송하기 전 텍스트를 다시 읽어 내용이 부정적이거나 공격적인지 여부를 확인한다. 또 자신의 의견을 강요하지 않고 상대방 말에 귀를 기울이고 이해하는 협력 수단으로 텍스트 커뮤니케이션을 한다는 걸 인지한다. 팀 구성원에게 감사하고 있는지에 대해선 구체적으로 설명한다.
깃랩 측은 원격 근무는 극복해야 할 과제가 아니라 분명 비즈니스의 이점이라고 할 수 있다고 강조한다. 깃랩이 전 세계 국가에서 채용을 하는 건 깃랩이 가진 경쟁 우위라고 할 수 있다. 하지만 깃랩이 리모트워크를 채택해 얻은 고용 우위가 시간이 지나면서 감소하기를 기대하고 있다. 리모트워크가 침투해 더 많은 고용 기회가 균등하게 분배되어 전 세계의 번영으로 이어질 것으로 믿기 때문이라는 것이다. 관련 내용은 이곳에서 확인할 수 있다.