마이크로소프트가 3월 2일(현지시간) 중국 법인이 실시 중인 리모트워크를 통해 얻은 노하우를 공개했다. 이를 통해 몸을 움직일 시간을 만들고 재택이라고 회의를 연기하지 않으라는 등 경험을 정리하고 있다.
이에 따르면 코로나19가 전 세계인의 삶에 영향을 주고 있으며 여행 제한과 공공장소 내 대규모 집회에 대한 새로운 규제 등을 들었다. 마이크로소프트 차이나 이사인 릴리 장(Lily Zheng)은 상하이에 거주하고 있다. 릴리 장은 중국 고객에게 이메일을 써서 코로나19로 인해 팀이 리모트워크를 통해 배운 정보를 전했다.
그녀는 코로나19가 맹위를 떨치면서 중국에서 수백만 명에게 영향을 미치고 있어 리모트워크가 급격하게 보급되고 있다고 말한다. 이제 중국 전역에 있는 모든 학교와 병원, 기업이 일시적이지만 분산화된 상태다.
코로나19와 같은 바리어스 발생이나 예기치 않은 날씨 등 긴급 사태까지 갑자기 원격 작업이 필요한 상황이 발생할 수 있다. 그녀가 지난 몇 주간 배운 3가지 리모트워크를 실천하기 위한 교훈은 3가지다.
그녀는 자신의 팀이 리모트워크에 익숙해져 있었지만 지난 몇 주 동안 리모트워크를 지속하기 위해 필요한 3가지가 어떤 것이었지를 설명했다. 첫째는 건강 유지. 리모트워크로 전환한 건 바이러스 접촉을 최소화하고 스스로 몸의 건강을 유지하는 게 목적이었다. 재택 근무를 하는 만큼 몸을 움직이는 시간을 만들고 잘 먹고 PC 등 스크린 앞에서 조금 떨어져 진정한 휴식을 즐겨야 한다. 집에서 리모트워크로 작업을 할 때에는 정신건강 면에서 건강을 유지하기 위해 중요한 것이라는 조언이다.
다음은 이벤트는 모두 실행하라는 것. 리모트워크 기간 중에는 작업을 모두 연기해야 한다는 유혹이 생긴다. 하지만 리모트워크를 성공하는 팀은 어떻게든 온라인으로 해결할 방법을 찾는다. 1:1 미팅이 예정되어 있었다면 그대로 실시한다. 대규모 회의도 실시한다. 최근 발표에 대해 브레인스토밍이 준비되어 있다면 화상 회의를 통해 실시한다.
다음은 팀 멤버 지원이다. 이번 경험에선 다른 멤버를 지원하는 게 자신도 적극적일 수 있고 활력을 유지하는 비결이라는 걸 알았다는 설명이다. 팀에선 가족이나 애완동물 사진을 공유하거나 하루 종일 모습을 확인하면서 직장 밖에서도 온라인 도구를 이용한다. 서로 격려해 사기를 높일 뿐 아니라 떨어진 곳에서 일을 해도 팀워크를 높일 수 있다.
그녀는 리모트워크를 싳천하는 고객에게서 배운 조직을 성공으로 이끄는 방법도 소개했다. 먼저 커뮤니케이션 수단을 빠르게 마련하는 것. 직원이 리모트워크를 한다면 전원이 사업 개요를 파악할 수 있는 게 어느 때보다 중요하다. 마이크로소프트 고객으로 아시아에 본사를 둔 대기업이나 보험 회사 같은 곳은 직원을 위한 영상 메시지 방영을 통해 모두가 최신 정보에 접근할 수 있도록 하고 있다. 또 재택 근무 중에는 육아나 다른 과제를 안고 있는 직원을 위해 녹화 영상을 준비하고 실시간 미팅과 생방송에 참여할 수 없는 사람도 나중에 볼 수 있도록 배려해야 한다.
다음은 앞으로 나아갈 방법을 찾으라는 것. 모두가 모일 때까지 계획을 연기하려고 생각하기 쉽지만 어떻게든 앞으로 나아갈 방법을 찾아야 한다. 많은 학교에서 예정대로 수업을 온라인으로 시작하듯이. 학교가 학생을 지원하기 위해 명확한 일정을 만들거나 요리 도전 등 사기를 끌어올릴 이벤트를 개최하는 등 학생 부담을 넘어서지 않게 과제와 기타 정보를 신중하게 커뮤니케이션하고 있다.
다음은 대규모 미팅을 온라인으로 전환하는 것이다. 팀원 몇은 전화나 화상 회의에 익숙한 사람도 있지만 대규모 공식 회의도 온라인으로 진행할 수 있다. 대련의 한 병원에선 마이크로소프트 팀즈를 이용해 대규모 직원 회의를 실시하고 있다. 온라인 미팅을 성공시키는 핵심은 명확한 의제를 준비하는 모임을 시작할 때 음성 등 문제가 있으면 해결하는 걸 제대로 기록해두고 나중에 해당 내용을 공유하고 후속 작업을 할 수 있도록 해야 한다. 또 회사의 허가를 얻을 수 있다면 참석 못하는 사람을 위해 회의를 녹화할 수 있다. 관련 내용은 이곳에서 확인할 수 있다.