어떻게 성과를 내는 사내 회의를 열 수 있을지는 어려운 문제다. 이런 난제를 해결하는데 도움이 될 아마존 사내 회의에서 채택된 문서 공유 규칙과 장점에는 어떤 게 있을까.
AWS 수석 개발자인 저스틴 개리슨(Justin Garrison)에 따르면 아마존 사내 회의는 반드시 의제에 관한 문서를 배포한다. 문서 내용이나 길이는 회의 목적에 따라 달라 문서를 만들기 위한 전용 도구도 준비되어 있다. 아마존 사내에선 회의 개최 전 문서 제출이 필수이며 문서를 제출하지 않으면 미팅 일정이 취소되는 경우도 있다고 한다.
그는 아마존 문서 문화에서 중요한 건 문서 내용이 아닌 미팅 시작 부분에 문서를 읽을 시간이 10∼30분 주어지는 것이라고 주장한다. 이 규칙은 회의 참가자는 의지에 대해 애매한 점을 해소한 상태에서 대화에 임할 수 있게 해준다. 미팅 시간은 문서를 읽을 시간도 가미해 확보되어 있기 때문에 문서를 읽다가 시간이 부족해지는 사태가 발생하지 않는다.
개리슨은 아마존에서 일하기 전 소속 기업에선 문서를 작성하는 문화는 있었지만 미팅에서 문서를 읽을 시간을 마련하지 않았고 아무도 문서를 읽지 않고 미팅에서 모든 걸 설명할 필요가 있었다며 문서를 읽으면 내용에 대한 질문도 받는 등 문제점이 발생했고 이에 대해 문서를 읽을 시간을 마련한 아마존에선 이런 문제가 발생하지 않는다는 것이다.
문서를 읽을 시간이 미팅에 포함되면서 발표자가 문서 내용을 읽을 필요가 없기 때문에 난청 등 목소리에 대한 핸디캡을 줄일 수 있고 미팅 참가자가 문서를 읽을 시간을 각자 확보할 필요가 없으며 만일 회의에 10∼20분 늦게 참여해도 문서를 미리 읽어두면 문제가 없는 등 장점이 있다는 설명이다. 또 집에서 원격으로 회의에 참여할 때에도 문서를 읽는 10∼20분은 운동을 하기에 최적의 시간이라며 문서를 읽으면서 간단한 운동을 한다고 밝혔다.
이런 장점 외에도 문서를 기반으로 회의를 개최해 아마존 내 같은 팀 멤버가 시차가 다른 지역에 흩어져 있더라도 문제없이 정보를 공유한 상태에서 미팅을 할 수 있다. 회의에서 나온 의견이나 질문이 문서화되어 있지 않은 경우 원격 작업 가능성을 제한해버리는 단점이 있지만 아마존 같은 문서를 기반으로 한 미팅은 리모트워크 전환에 적합하다는 주장이다.
문서를 기반으로 한 회의를 할 때에는 엄청난 양의 문서가 생성된다. 개리슨은 문서 정리·검색 도구인 커맨드E(Command E)를 이용해 방대한 문서를 취급하는 환경을 갖추고 있다. 하지만 그는 자신은 슬랙 작업 영역 53개에 참여하고 있으며 이런 문서 검색 환경을 조성하기 어려운 장소는 회의 때마다 생성되는 방대한 문서를 관리하는 게 어렵다며 아마존 문서 문화를 어떤 조직에나 적용시킬 수 없다는 점도 지적하고 있다. 그는 이런 단점이 있지만 아마존 문서 문화의 유용성을 확신한다며 앞으로 사내 회의 효율을 높이기 위해 문서를 만드는 방법을 최적화해나가기를 권하고 있다. 관련 내용은 이곳에서 확인할 수 있다.