직장이나 일상생활에서 발생하는 여러 작업을 처리하는 방법에는 여러 가지가 있다. 작업을 중요하고 긴급한, 중요하지만 긴급하지 않은, 중요하지 않지만 긴급, 중요하지 않고 긴급하지 않은 3가지로 나누는 방법이 바로 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)다.
아이젠하워 매트릭스라는 명칭은 미국 34대 대통령이던 드와이트 D 아이젠하워가 자신이 안고 있는 문제는 긴급, 중요 2가지 종류가 있으며 긴급한 게 중요한 건 아니며 중요한 게 결코 긴급한 건 아니라고 연설한 것에서 기인한다. 이 연설은 1954년 노스웨스턴대학에서 열린 세계교회협의회 2차 총회에서 이뤄진 것. 그는 노스웨스턴대학 학장이던 J.로스코밀러 박사의 말을 인용하는 형태로 기술했다.
긴급 작업에는 즉각적인 대응이 필요하다는 걸 의미한다. 이들은 지금해야 할 일, 긴급 작업을 무엇보다 우선해 처리해야 한다. 반면 중요한 건 장기적으로 달성하는 게 좋은 목표나 사명 등을 말한다. 보통 중요 작업은 천천히 시간을 들여 해내 달성하면 새로운 가능성을 기대할 수 있다.
그렇다면 실제로 어떻게 배분을 해야 할까. 먼저 중요하고 긴급한 것. 여기에는 곧바로 처리해야 하는 것이다. 예를 들어 반드시 지켜야 하는 마감 직전 작업이나 중요한 이메일, 우는 아기를 달래거나 화장실 막힘 처리 같은 걸 들 수 있다. 이런 문제는 항상 발생하며 항상 대처할 필요가 있기 때문에 조금이라도 부담을 줄이고 가능하면 빠르게 대처하는 게 중요하다. 아기를 달래는 방법을 사전에 몇 가지 준비해두면 아무 것도 하지 않는 것보다 좋고 마감 직전 작업을 매일 조금씩 해내면 여유를 가질 수 있을지 모른다.
다음은 중요하지만 긴급하지 않은 일. 우선순위 2번째로 장기적으로 대처할 수 있고 날짜가 목전에 있지 않은 것이다. 예를 들어 한 달 뒤 회의를 위한 서류 작성과 장기 계획 수립, 개인적인 일이라면 운동이나 취미, 자신의 미래를 위한 활동 전반이다. 원래 업무 시간 대부분은 중요하지만 긴급하지 않은 작업에 보낸다. 원래 우선순위가 낮은 긴급 작업을 먼저 해버려 중요하지만 긴급한 게 아닌 작업은 나중에 하는 경향도 있다. 이런 사태를 방지하기 위해 하루 중 정해진 시간은 반드시 하고 긴급 작업이 정말 긴급한 것인지 재고하는 일을 수행해야 한다.
셋째는 중요하지 않지만 긴급한 것. 갑자기 걸려온 전화나 동료로부터 갑자기 요청을 받은 일 등 중요성이 낮은 건 빨리 처리해야 하기 때문에 중요하지 않지만 긴급한 것으로 분류한다. 긴급은 많은 이들이 이 작업을 우선하기 쉽지만 시간을 빼앗겨 버리고 중요한 작업을 해낼 수 없게 된다는 걸 의미한다. 여기에 분류되는 작업은 타인에 할당하거나 세분화해 그 중에서 정말 중요한 부분을 중요하고 긴급한 것으로 배분하고 나머지는 처음부터 노(No)라고 말하는 것도 중요하다.
다음은 중요하지 않고 긴급하지도 않은 일이다. 중요도나 긴급이 없다는 건 큰 문제가 없는 작업이며 하지 않아도 되는 작업이다. 하지만 이런 쓸데없는 시간 보내기에 시간을 보내기 쉽다. 다른 3종류 작업을 하지 않는 변명이 되어 버리기 때문에 소요 시간은 가능하면 줄이도록 노력해야 한다.
각각에 할당하는 법칙을 이해하면 우선해야 할 작업을 중요한 것과 중요하지 않은 것으로 나눌 수 있다. 중요한 것 중 기일이 임박한 건 중요하고 긴급한 일, 중요하지만 기일이 먼 건 중요하지만 긴급하지 않은 것으로 배분한다. 중요하지 않지만 해야 하는 것 정도로 고민하는 작업이라면 중요하지 않지만 긴급, 남은 모든 건 중요하지 않고 긴급하지도 않은 일에 배분한다. 배분은 자신의 직감에 따라 실시하고 타인이 수행하지 않도록 해야 한다. 또 작업 시간을 초과하지 않도록 할 일과 개인 작업을 함께 관리해 오늘은 뭔가 달성했다는 만족감을 갖기 쉽게 하는 것도 중요하다.
정리하자면 중요하고 긴급은 수행한 뒤 다시 같은 문제가 발생했을 때 어떻게 대처해야 할지 생각해야 한다. 중요하지만 긴급하지 않은 일은 가능한 시간에는 이 작업에 할애를 해야 한다. 중요하지 않지만 긴급한 일은 가능하면 피해야 하지만 다른 작업을 중단하고 처리해야 한다면 가급적 신속하게 처리해야 한다. 중요하지 않고 긴급하지도 않은 일은 이 작업에 많은 시간을 할애하면 곧바로 중단하고 가능하면 긴급하지 않은 작업 처리로 옮긴다.
사용 시간 중 적어도 80%를 사용하는 중요하지만 긴급하지 않은 작업을 처리한다는 목표를 세우고 나머지 20%에서 중요하고 긴급, 중요하지 않지만 긴급으로 처리한다. 할 일 목록에 항목을 추가할 때마다 아이젠하워 매트릭스를 이용해 중요도와 긴급도 여부를 항상 확인하는 게 중요하다. 관련 내용은 이곳에서 확인할 수 있다.